Privacyverklaring

1. Wie verantwoordelijk is

De verwerkingsverantwoordelijke en exploitant van Erbij is Michiel van Roon, Grebbestraat 50, 3812 JE Amersfoort, Nederland. Voor privacyvragen kun je mailen naar [email protected]. Er is geen onderneming of formele functionaris gegevensbescherming; Michiel is zelf het privacycontact.

2. Waar deze verklaring op van toepassing is

Deze verklaring geldt voor de Erbij-apps voor iOS en Android, erbij.app, de API, uitnodigings- en bevestigingslinks, accounts, teams, activiteiten, e-mail, support, meldingen, aankopen, donaties, agenda-integraties en door gebruikers geplaatste inhoud.

De Nederlandse tekst is leidend. De Engelse tekst is een vertaling voor het gemak.

3. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van hoe je Erbij gebruikt verwerken we de volgende categorieën:

• Account- en profielgegevens: naam, bijnaam, e-mailadres, profielfoto, taal, tijdzone, accountstatus en inloggegevens of tokens.
• Teams, activiteiten en deelname: teamlidmaatschap, activiteiten, locaties, tijden, reacties, opmerkingen, uitnodigingen, aanwezigheid en agenda-export.
• Uitnodigingen zonder account: uitnodigingscode, naam, e-mailadres, reactie, taal, bevestigingscode en tijdstippen. Een bevestigde anonieme reactie kan een beperkt Erbij-profiel opleveren.
• Communicatie: e-mails, supportvragen en informatie die je zelf meestuurt.
• Apparaat- en technische gegevens: appversie, besturingssysteem, apparaatmodel, push- en installatietokens, netwerk- en foutinformatie en IP-adres waar infrastructuur dit technisch verwerkt.
• Gebruik en analyse in de mobiele app: schermweergaven, acties, sessie- en apparaatkenmerken en Firebase-user properties. De nieuwe website gebruikt geen productanalytics.
• Aankopen: product, abonnementsstatus, proefperiode, verlenging, platformtransactie en entitlement. Apple, Google en RevenueCat verwerken de betaling; Erbij ontvangt geen volledige betaalkaartgegevens.
• Door jou gekozen agenda- en notificatiegegevens, voor zover nodig om die functies uit te voeren.

4. Doelen en rechtsgronden

We verwerken account-, team-, activiteit-, uitnodigings- en aankoopgegevens omdat dit nodig is om de overeenkomst uit te voeren en de gevraagde dienst te leveren.

Voor beveiliging, fraudepreventie, foutdiagnose, beperkte operationele statistiek, misbruikbestrijding en verbetering van betrouwbaarheid beroepen we ons op gerechtvaardigde belangen. We beperken de gegevens en wegen die belangen af tegen jouw rechten.

Voor fiscale administratie, rechtsvorderingen en bevoegde overheidsverzoeken verwerken we gegevens om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Waar toestemming vereist is—bijvoorbeeld voor optionele apparaatmachtigingen, bepaalde meldingen of analytics—vragen we die per doel. Je kunt toestemming via je apparaat of appinstellingen intrekken. Intrekking verandert de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet.

5. Wie informatie kan zien

Teamleden, organisatoren en genodigden kunnen profiel-, activiteit- en deelnamegegevens zien voor zover dat nodig is om samen te plannen. Een persoon met een geldige uitnodigingslink kan evenementinformatie, de organisator en geaggregeerde deelnamegegevens openen. De huidige API kan daarnaast deelnameprofielen aan zo’n linkhouder leveren, ook al toont de nieuwe website die niet. Deel bearer-links daarom alleen met toestemming.

Andere gebruikers kunnen inhoud zien die je binnen hun team of activiteit deelt. Gebruik Erbij niet voor informatie die daar niet thuishoort en respecteer de privacy van anderen.

6. Dienstverleners en doorgifte

We verkopen persoonsgegevens niet. We gebruiken dienstverleners alleen voor de hieronder genoemde functies. Afhankelijk van hun inrichting kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Waar vereist gebruiken we een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een andere geldige waarborg.

• Amazon Web Services (AWS): hosting, opslag, databases en verwerking van de API.
• Netlify: hosting, serverless uitvoering, deploys en operationele webinfrastructuur.
• Sentry: foutdiagnose en performance-tracing. De mobiele app en backend kunnen identificatoren, naam/e-mail en technische context meesturen; de nieuwe website verwijdert naam, e-mail, codes, bodies, cookies en autorisatieheaders vóór verzending.
• Firebase/Google: mobiele analytics en technische appdiensten, waaronder user properties, schermen, acties en apparaat-/installatiekenmerken.
• Apple en Google: appdistributie, platformauthenticatie, aankopen en platformmeldingen.
• RevenueCat: abonnements-, aankoop- en entitlementbeheer.
• OneSignal en Expo: apparaatregistratie en aflevering van pushmeldingen, inclusief tokens en berichtmetadata.
• Unsplash: gekozen afbeeldingen en technische verzoekgegevens wanneer die beeldbron wordt gebruikt.
• E-mail- en supportinfrastructuur: aflevering van uitnodigingen, bevestigingen en beantwoording van verzoeken.

7. Bewaartermijnen

Niet-bevestigde anonieme reacties worden na maximaal 30 dagen verwijderd. Bevestigde anonieme records worden na maximaal 7 dagen verwijderd nadat ze naar een deelnemer zijn omgezet; het daaruit ontstane account- en deelnamegegeven volgt daarna de normale account- en activiteitstermijnen.

Account-, team- en activiteitgegevens bewaren we zolang het account of de gedeelde activiteit nodig is, totdat een bevoegde gebruiker ze verwijdert of het account wordt verwijderd, behoudens wettelijke of beveiligingsredenen. Aankoop- en financiële administratie bewaren we zolang de toepasselijke belasting- en consumentenwet dit verlangt.

Support, back-ups, beveiligingsgegevens, Firebase en Sentry hebben nog niet overal één vaste, publiek geverifieerde termijn. We bewaren deze niet langer dan nodig voor beantwoording, herstel, beveiliging, foutdiagnose of een rechtsvordering en beoordelen daarbij leeftijd, gevoeligheid, volume, noodzaak en de ingestelde termijn bij de dienstverlener. Het vastleggen en verkorten van deze schema’s is afzonderlijk verbeterwerk.

8. Kinderen

Je moet minimaal 16 jaar zijn om zelf rechtstreeks een Erbij-account te beheren. Een volwassene kan jongere deelnemers opnemen en beheert dan de gedeelde gegevens en toestemming. Neem contact op als je denkt dat gegevens van een kind onjuist of zonder geldige toestemming zijn verwerkt.

9. Beveiliging en incidenten

We gebruiken onder meer versleuteld transport, toegangsbeperking, platformbeveiliging, monitoring en gegevensminimalisatie. Geen systeem is volledig risicoloos. Bij een inbreuk beoordelen we risico’s en informeren we betrokkenen en toezichthouders wanneer de wet dat vereist.

10. Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar, en toestemming intrekken. Mail [email protected] vanaf het relevante e-mailadres en beschrijf je verzoek. We kunnen proportionele informatie vragen om je identiteit te controleren; stuur niet ongevraagd een volledige kopie van je identiteitsbewijs.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de toezichthouder van je gewone verblijfplaats. Een verzoek beantwoorden we binnen de wettelijke termijn; bij een complex verzoek laten we weten wanneer meer tijd nodig is.

11. Wijzigingen en contact

Bij materiële wijzigingen informeren we gebruikers op een passende manier. Elke versie krijgt een datum en eerdere versies blijven beschikbaar. Vragen en verzoeken kunnen naar [email protected] of per post naar het adres onder onderdeel 1.